错账更正巧用“三问”

司徒可乐

    对于错账的更正方法，在许多基础会计学教材中都有很明确的阐述。按照《会计基础工作规范》，错账的更正方法一般有三种：划线更正法、红字更正法和补充登记法。笔者在成人自考、广播电视大学教育等教学过程中，经常遇到学生混淆这几种错账更正方法的情况，在实际工作当中对于错账的更正更是无所适从。
　　基于此，针对成人自考、高职高专的学生，以及对于错账的更正方法还不熟悉的初学者，笔者总结了一下错账更正方法中“三问”小技巧的运用，希望能帮助学生熟练掌握错账更正方法的理论知识和实务操作。
　　一、是会计账簿错误还是会计凭证错误
　　当遇到错账更正问题时，首先要判断的第一个问题就是：问题是出在会计账簿上还是会计凭证上?如果在结账前发现会计账簿记录有错误，而所依据的记账凭证没有错误，即纯属账簿记录中的文字或者数字出现了笔误，则直接可以判断应采用划线更正法。具体的操作是：①在账页上错误的文字或数字处划一条红线予以注销;②将正确的文字或数字用蓝字写在被注销文字或数字的上方;③由记账人员在更正处盖章。即：划线更正法的具体操作分为划红线注销、作正确记录、在更正处盖章三步。
　　如果发现会计凭证错误而使得依据其记账的会计账簿也产生错误的，则需继续分析是由于哪种错误造成的，也就是下文讲到的第二问。
　　二、是会计凭证的科目错误还是金额错误
　　如果发现会计凭证错误而使得依据其记账的会计账簿也产生错误的，则继续分析是什么类型的错误，即第二问：是会计凭证中的科目错误还是金额错误?当然，科目错误包括了应借、应贷会计科目运用错误和记账方向有错误两方面。
　　如果是这一类错误，则可以直接判断采用红字更正法。实务中具体操作程序为：首先用红字填制一张与错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以红字登记入账，以冲销原来的错误账簿记录;然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以用蓝字或黑字登记入账。即：红字更正法分为红字冲销原有错误记录、蓝字重新填写正确分录入账两个步骤。
　　如果发现会计凭证中的金额出现错误，则继续分析是哪种错误，也就是下文讲到的第三问。
　　三、是金额记大了还是记小了
　　如前所述，走到这一步，说明我们已经判断出是会计凭证中的金额出现了错误，也就是本文要介绍的第三问：会计凭证中的金额错误是记大了还是记小了?也就是，所记金额大于应记金额还是所记金额小于应记金额?所记金额即为已经记录在会计凭证上的错误金额，应记金额则为应该记入会计凭证中的正确金额。
　　如果判断为所记金额大于应记金额，则判断应采用红字更正法。实务中具体操作方法为：用红字填制一张与原错误凭证中科目、借贷方向相同的记账凭证，其金额为错误金额与正确金额的差额，登记入账。即这时的红字更正法直接简述为用红字冲销多记数。
　　如果判断为所记金额小于应记金额，则判断应采用补充登记法。具体的操作办法为：按照少记的金额用蓝字填制一张应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同的记账凭证，据以登记入账以补充少记金额。补充登记法的实质就是将少记数补充登记入账。
　　综上所述，错账可以分为两个基本类型：一是会计凭证正确而会计账簿错误;二是会计凭证错误导致会计账簿的登记也发生错误，包括会计科目运用错误、会计凭证上金额多写、金额少写三种情况。因此，如果进一步细分，错账的类型无外乎这四种，而我们只需要按照这“三问”的分析方法和程序(见下页图所示)，层层剥离，不断地进行自我提问和判断，每一问都能帮助我们作出一个判断并得出一个结论，如同“会计侦探”一样。因此，在相关知识的教学过程中，笔者建议采用这种思路和方法进行教学，这样便能不断地将问题细化、条理化，从而加深学生对于错账更正方法的理解，对于实务中的错账更正问题也能迎刃而解。
　　例：甲公司2013年产生以下错账，试分析这些错账应采用何种错账更正方法并阐述实务操作方法：①甲公司用银行存款20 000元支付工人工资，会计人员根据正确的记账凭证登记账簿时，误将总账中的“银行存款”贷方记为2 000元。②公司管理人员出差预借差旅费8 000元，款项以现金支付，会计人员在填制记账凭证时，误将“其他应收款”记为“其他应付款”，并登记入账。③甲公司向乙公司赊购一批原材料，购货款为500元，会计人员在编制记账凭证时科目运用无误，但将金额误记为5 000元。④甲公司开出一张3个月到期的商业承兑汇票，用以偿付丙公司的购货款60 000元，会计人员在编制会计分录时，科目运用正确，但金额误记为40 000元。
　　案例解析：根据本文介绍的“三问”小技巧，可知：第一种情况是会计账簿出现错误，应采用划线更正法。需要说明的是，会计账簿出现错误，不管是科目错误还是金额错误，都采用划线更正法，而无需再作进一步分析和判断。第二种情况为会计科目运用错误，采用红字更正法。第三种情况为会计凭证上金额出现错误，且所记金额大于应记金额，直接采用红字更正法，用红字冲销多记的4 500元(5 000-500)即可。第四种情况也是会计凭证上金额出现错误，且所记金额小于应计金额，直接采用补充登记法，用蓝字补记少记数20 000元(60 000-40 000)即可。